Журнал регистрации документов передаваемых в архив

Журнал регистрации документов, передаваемых в архив

Журнал регистрации документов, передаваемых в архив, является официальным учетным документом, предназначенным для фиксации передачи дел из структурных подразделений организации на архивное хранение. Документы передаются в архив через год после завершения делопроизводства, предварительно проходя полное оформление сотрудниками и секретарями подразделений.

Журнал содержит следующие графы для заполнения:

1. № п/п — порядковый номер записи о передаче документа
2. Дата поступления документа в архив — дата фактической передачи дела на архивное хранение
3. Наименование дела, его индекс или идентификационный номер — полное название и реквизиты передаваемого дела
4. Количество листов — общее количество листов в передаваемом деле
5. ФИО лица, сдавшего документ, подпись — данные и подпись сотрудника, передающего дело
6. ФИО лица, принявшего документ, подпись — данные и подпись архивариуса, принимающего дело
7. Сведения о выдаче документа из архива — заполняется при временном изъятии дела из архива
8. Дата уничтожения документа — указывается при окончательном сроке хранения и уничтожении дела

Все записи в журнале заверяются подписями ответственных лиц и служат официальным подтверждением передачи документов на архивное хранение. Документ обеспечивает контроль за движением архивных дел, фиксирует сроки хранения и порядок уничтожения документов в установленном порядке.