Журнал передачи документов архивного хранения

Журнал передачи документов архивного хранения

Журнал передачи документов архивного хранения является официальным учетным документом, предназначенным для регистрации операций по временной передаче документов постоянного хранения из архива организации. Документ обеспечивает контроль за сохранностью и движением архивных документов при их временном изъятии из мест постоянного хранения.

Журнал содержит следующие графы для заполнения:

1. № п/п — порядковый номер записи о передаче документа
2. Реквизиты переданного документа (наименование, состав, количество страниц и т.п.) — полное описание передаваемого документа
3. Основание для передачи — причина и документальное обоснование передачи (служебная записка, распоряжение и т.д.)
4. Кому передан документ. Дата. Подпись получившего документ — должность, ФИО получателя, дата передачи и личная подпись
5. Дата возврата. Подпись сотрудника, ответственного за хранение и пополнение фонда НД — дата фактического возврата документа и подпись архивариуса

Все записи в журнале заверяются ответственными должностными лицами и служат официальным подтверждением операций с документами архивного хранения. Документ обеспечивает:

• учет движения документов постоянного хранения
• контроль сроков возврата документов в архив
• фиксацию ответственных лиц за сохранность документов
• документальное подтверждение местонахождения архивных материалов