Книга учета каталогизации документов архива

Книга учета каталогизации документов архива

Книга учета каталогизации документов архива ведется в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации" и ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Данный документ предназначен для систематизированного учета операций по выдаче и возврату документов при работе с архивными каталогами.

Архивный каталог представляет собой архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации, что значительно упрощает поиск необходимых сведений.

Книга содержит следующие графы:

1. № п/п
2. Дата выдачи
3. Фонд №
4. Опись №
5. Ед. хр. №
6. Кому выдано
7. Роспись
8. Дата возврата
9. Роспись

Все записи в книге заверяются подписями ответственных должностных лиц и служат официальным подтверждением операций по работе с архивными каталогами. Книга обеспечивает полный контроль за движением документов при каталогизации, фиксирует даты выдачи и возврата, а также персональную ответственность всех участников процедуры в установленном порядке.