Книга поступления и выбытия документов

Книга поступления и выбытия документов

Книга поступления и выбытия документов ведется в соответствии с Приложением 24 к пункту 6.3.3 Основных правил работы архивов организаций. Данный документ предназначен для систематизированного учета поступления и выбытия документов в архив организации, включая документы по кадровой работе, а также для учета количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших из архива в пределах установленного учетного периода.

Книга содержит следующие графы:

1. № п/п
2. Дата поступления (выбытия)
3. От кого поступил(и) (куда убыл(и))
4. Наименование, номер и дата документа, на основании которого поступил(и) (выбыл(и)) документ(ы)
5. Наименование и номер описи (фонда) поступивших (выбывших) документов
6. Крайние даты поступивших (выбывших) документов, включенных в опись

Поступление описанных документов:
7. постоянного хранения
8. временного (свыше 10 лет) хранения
9. по личному составу (кадрам)

Выбытие описанных документов:
10. постоянного хранения
11. временного (свыше 10 лет) хранения
12. по личному составу (кадрам)

Неописанных дел документов, листов:
13. поступило
14. выбыло
15. Примечание

Все записи в книге заверяются в установленном порядке и служат официальным подтверждением операций по поступлению и выбытию документов. Книга обеспечивает полный контроль за движением документного фонда архива, фиксирует основания для поступления и выбытия документов, а также их количественные и качественные характеристики в соответствии с требованиями архивного делопроизводства.