Журнал регистрации исходящей корреспонденции для нотариусов

Журнал регистрации исходящей корреспонденции для нотариусов

Журнал регистрации исходящей корреспонденции является обязательным учетным документом нотариальной конторы. Его форма установлена Приложением 2.2 к Приказу Минюста России от 16.04.2014 № 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства".

Регистрации в журнале подлежат документы, исходящие от нотариуса, за исключением нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок, запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы и государственные регистры. На каждом исходящем документе проставляются регистрационный номер по данному журналу и дата регистрации.

Структура журнала включает следующие графы:

1. № п/п — порядковый номер записи об исходящем документе.
2. Дата регистрации исходящего документа — календарная дата внесения записи о документе в журнал.
3. Кому адресован документ (адресат) — наименование организации или данные физического лица, которому направляется документ.
4. Наименование (при наличии) и краткое содержание документа — название типа документа и краткое изложение его сути.
5. Индекс номенклатурного дела или номер наследственного дела, в котором находится документ — ссылка на дело, к материалам которого относится исходящий документ.
6. Примечание — дополнительные сведения или пометки, связанные с документом или его отправкой.

Ведение журнала обеспечивает системный учет, контроль исходящей документации и её соответствие требованиям нотариального делопроизводства.