Тетрадь учета документов временного хранения

Тетрадь учета документов временного хранения

Тетрадь ведется в соответствии с требованиями библиотечного делопроизводства и предназначена для систематического учета документов, поступающих в библиотечный фонд на временное хранение. Документ обеспечивает контроль за движением изданий, их количественной и качественной характеристикой на период временного нахождения в библиотеке.

Тетрадь содержит следующие графы:

1. Дата записи
2. Автор и заглавие изданий
3. Год издания
4. Кол-во
5. Сумма
6. № записи в КСУ
7. № акта о выбытии

Все записи в тетради производятся в хронологическом порядке по мере поступления документов. Учету подлежат издания всех видов хранения (постоянного, длительного, временного), поступающие в библиотечный фонд. Заполнение графы "№ записи в КСУ" обеспечивает связь с книгой суммарного учета, а указание номера акта о выбытии фиксирует момент вывода документа из временного хранения. Тетрадь служит первичным учетным документом, на основании которого формируется статистическая отчетность и осуществляется контроль за сохранностью временно хранящихся изданий.