Книга поступлений основного фонда музея (главная инвентарная книга музея)

Книга поступлений основного фонда музея (главная инвентарная книга музея)

Книга поступлений основного фонда музея (главная инвентарная книга музея) является основным учетным документом, предназначенным для регистрации и учета всех музейных предметов, поступающих в основной фонд музея. Документ обеспечивает систематизированный учет музейных ценностей, фиксирует их научное описание, характеристики, происхождение и условия поступления, а также служит основой для формирования фондовых коллекций.

Нормативная база ведения документа определена "Едиными правилами организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций", форма книги соответствует Приложению 2 к указанным правилам.

Книга поступлений основного фонда музея содержит следующие графы:

1. № п/п
2. Дата регистрации
3. Наименование, краткое описание визуальных характеристик музейного предмета. Сведения в том числе об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки
4. Количество музейных предметов
5. Материал, техника изготовления
6. Размер
7. Состояние сохранности
8. Источник и форма поступления, в том числе закупка, дарение, пожертвование, завещание
9. № и дата акта ПХ
10. Название и шифр фондовой коллекции, в которую включается музейный предмет. № по инвентарной книге, специальной инвентарной книге
11. Примечание

Все записи в главную инвентарную книгу производятся в хронологическом порядке поступления музейных предметов в основной фонд. Документ обеспечивает научную фиксацию каждого предмета, включая его подробное описание, атрибуцию, технические характеристики, состояние сохранности и данные о происхождении. Главная инвентарная книга служит основой для учета движения музейных ценностей, проведения инвентаризаций, научно-исследовательской работы с фондами и формирования фондовых коллекций. Для регистрации предметов оружия используется специализированная Книга учета оружия. Записи заверяются подписями ответственных лиц и являются официальным подтверждением наличия и состояния музейных предметов в основном фонде.