Регистрационная книга учетных карточек многоэкземплярной литературы

Регистрационная книга учетных карточек многоэкземплярной литературы

Регистрационная книга учетных карточек многоэкземплярной литературы предназначена для систематического учета и регистрации карточек, создаваемых для многоэкземплярных изданий в библиотечных фондах. Этот документ обеспечивает контроль за движением и наличием литературы, имеющейся в библиотеке в нескольких экземплярах.

Назначение и функции книги:

1. Регистрация карточек - фиксация всех создаваемых учетных карточек для многоэкземплярной литературы
2. Контроль количества - отслеживание общего количества экземпляров каждого издания
3. Учет движения - документирование поступления и выбытия экземпляров
4. Идентификация - присвоение уникальных номеров учетным карточкам
5. Систематизация - организация учета многоэкземплярных изданий в единой системе

Типичные графы регистрационной книги:

1. Порядковый номер - последовательный номер записи в книге
2. Дата регистрации - дата создания учетной карточки
3. Номер учетной карточки - уникальный идентификатор карточки
4. Автор и заглавие - библиографическое описание издания
5. Год издания - год выпуска литературы
6. Издательство - наименование издающей организации
7. Общее количество экземпляров - первоначальное количество поступивших экземпляров
8. Инвентарные номера - перечень инвентарных номеров всех экземпляров
9. Цена - стоимость одного экземпляра или общая стоимость
10. Отметки о движении - записи о выдаче, списании, утере экземпляров
11. Текущее количество - актуальное количество экземпляров в наличии
12. Примечания - дополнительные сведения и комментарии

Процесс работы с книгой:

1. Создание карточки - при поступлении многоэкземплярной литературы создается учетная карточка
2. Регистрация в книге - карточка регистрируется в регистрационной книге с присвоением номера
3. Внесение данных - заполняются все графы с информацией об издании и экземплярах
4. Отслеживание движения - при каждой операции с экземплярами вносятся соответствующие отметки
5. Регулярная сверка - периодическая проверка соответствия записей фактическому наличию

Преимущества системы учета:

1. Централизованный контроль - все многоэкземплярные издания учитываются в едином документе
2. Оперативный доступ - быстрый поиск информации о количестве и наличии экземпляров
3. Историчность учета - сохранение истории движения каждого экземпляра
4. Простота ведения - четкая структура и последовательность записей
5. Надежность - минимизация ошибок при учете однотипных изданий

Особенности учета многоэкземплярной литературы:

• Учет ведется по изданиям, а не по отдельным экземплярам
• Карточка создается один раз для всего тиража
• Отслеживается общее количество и движение всех экземпляров
• Упрощенная система по сравнению с индивидуальным учетом каждого экземпляра
• Особенно эффективна для учебной, методической и массовой литературы

Значение документа:
Регистрационная книга учетных карточек многоэкземплярной литературы является важным инструментом оптимизации библиотечной работы, позволяя эффективно управлять фондами литературы, имеющейся в большом количестве экземпляров, и обеспечивая точный учет их наличия и движения.