Книга учета поступлений экспонатов

Книга учета поступлений экспонатов

Книга учета поступлений экспонатов является специализированным документом для фиксации поступления экспонатов на выставки. Форма книги соответствует Приложению № 3 к Порядку работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов.

Графы книги учета поступлений экспонатов:

1. № п/п (порядковый номер записи)
2. Дата поступления
3. Название учреждения
4. Кол-во экспонатов
5. Акт-основание
6. Отметка о возврате
7. Прим. (примечание)

Примечания по заполнению граф:

• В графе 3 указывается название учреждения, которое предоставило экспонаты для выставки
• В графе 5 указывается название, номер и дата акта, на основании которого экспонаты переданы на выставку

Назначение и функции книги:

1. Учет поступления экспонатов - фиксация фактов поступления экспонатов от различных учреждений
2. Документирование оснований - регистрация актов, на основании которых происходит передача экспонатов
3. Контроль за движением - отслеживание количества поступающих экспонатов
4. Идентификация источников - указание учреждений-поставщиков экспонатов
5. Отслеживание возврата - фиксация фактов возврата экспонатов после окончания выставки
6. Хронологический учет - ведение записей по датам поступления

Особенности использования:

• Книга предназначена для временных выставок
• Обеспечивает юридическое оформление передачи экспонатов
• Служит для контроля сохранности экспонатов во время выставки
• Позволяет отслеживать сроки нахождения экспонатов на выставке
• Обеспечивает документальную основу для инвентаризации и проверок

Важность документа:
Книга учета поступлений экспонатов является важным элементом системы обеспечения сохранности экспонатов при организации выставок, позволяя четко фиксировать все операции по поступлению и возврату экспонатов, что способствует предотвращению утрат и обеспечивает надлежащий учет музейных ценностей.