Журнал выдачи дел из архива и возврата дел в архив

Журнал выдачи дел из архива и возврата дел в архив

Журнал выдачи дел из архива и возврата дел в архив является официальным учетным документом, предназначенным для регистрации операций по временному изъятию дел из архивного хранения и их последующему возврату. Документ обеспечивает контроль за движением архивных дел и сохранностью документов.

Журнал содержит следующие графы для заполнения:

1. № п/п — порядковый номер записи
2. Дата выдачи — дата изъятия дела из архива
3. Кому выдано — должность, фамилия, инициалы лица, получившего дело
4. Вид документа, № документа (номер дела) — наименование и реквизиты архивного дела
5. Подпись о получении (с расшифровкой) — личная подпись лица, получившего дело
6. Дата возврата — дата фактического возврата дела в архив
7. Подпись о возврате (с расшифровкой) — подпись ответственного работника архива, подтверждающая прием дела

Все записи в журнале заверяются ответственными должностными лицами и служат официальным подтверждением операций с архивными делами. Документ обеспечивает учет выданных дел, контроль сроков их возврата и сохранность архивного фонда.