Журнал регистрации архива

Журнал регистрации архива

Журнал регистрации архива является официальным учетным документом, предназначенным для систематизированной регистрации документов, поступающих на постоянное или временное хранение в архив организации. Документ обеспечивает учет и контроль за движением архивных материалов, их сохранностью и сроками хранения.

Журнал содержит следующие графы для заполнения:

1. № п/п — порядковый номер регистрационной записи
2. Наименование документа — полное официальное название документа или дела
3. Шифр документа — архивный шифр или код документа, присваиваемый при поступлении в архив
4. Дата сдачи документа в архив — дата фактического поступления документа на архивное хранение
5. Срок хранения — установленный срок хранения документа в соответствии с номенклатурой дел
6. Подпись ответственного за ведение архива — личная подпись архивариуса или ответственного сотрудника

Все записи в журнале заверяются ответственными должностными лицами и служат официальным подтверждением приема документов на архивное хранение. Документ обеспечивает:

• систематизированный учет поступления документов в архив
• контроль за соблюдением установленных сроков хранения
• возможность оперативного поиска информации о местонахождении архивных материалов
• документальное подтверждение передачи ответственности за сохранность документов