Журнал учета служебных документов

Журнал учета служебных документов

Форма журнала учета служебных документов соответствует Приложению №10 к Приказу Министра обороны РФ от 04.04.2017 N 170 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации" (вместе с "ИД-2017...").

Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов.

Журнал учета служебных документов имеет следующие графы:

1. Порядковый № (входящий, исходящий)
2. Номер поступившего документа
3. Дата поступившего документа
4. Откуда поступил или кому отправлен документ
5. Наименование или краткое содержание документа
6. Количество экземпляров
7. Номера экземпляров
8. Количество листов
9. Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ
10. Дата и расписка в получении документа
11. Дата и расписка принявшего документ
12. Какой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документ 13-14. Отметка о подшивке, отправке или об уничтожении документа:

• Номера листов
• Номера листов

13. Примечание

Журнал обеспечивает систематический учет всех служебных документов, поступающих в воинскую часть и исходящих из нее. Документ фиксирует порядковый номер регистрации, реквизиты документа (номер и дата), источник поступления или адресата отправки, краткое содержание документа, информацию о количестве экземпляров и листов, данные о передаче документа на исполнение или об исполнителе, подтверждение получения документа через расписки, информацию об исполнении документа (входящий или исходящий номер), отметки о дальнейшей судьбе документа (подшивка, отправка, уничтожение) с указанием номеров листов, а также дополнительные замечания в графе "Примечание". Ведение журнала способствует организации четкого документооборота в воинской части, обеспечивает контроль за движением служебных документов, своевременным их исполнением и правильным хранением, а также соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации.